Was ist beim Einsatz von Subunternehmen aus Osteuropa in Deutschland zu beachten?

Wenn Sie als Unternehmen in Deutschland tätig sind, werden Sie mit Sicherheit auch schon den Fachkräftemangel erlebt haben. Ob es die Logistik, die Bauwirtschaft oder die Industrie ist, jeder beschwert sich über den Mangel an Fachpersonal. Subunternehmer aus Osteuropa geben Ihnen die Möglichkeit, dass Sie Ihre Aufträge fristgerecht umsetzen können. Wir möchten hier zeigen, was wichtig für Sie als Unternehmer zu beachten ist und welche Pflichten Sie haben.

Was sind Ihre Pflichten als Auftraggeber in Deutschland?

Im Vergleich zu den Vereinigten Staaten erfährt das deutsche Aufenthaltsrecht im Grunde genommen keine drastischen Veränderungen. Neue Gesetze wie das Fachkräfteeinwanderungsgesetz sollen insbesondere Fachkräften aus Drittstaaten den Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt erleichtern. Für deutsche Auftraggeber stellt sich eher die Herausforderung, einen verlässlichen Subunternehmer aus Osteuropa zu finden, der alle erforderlichen Anmeldungen korrekt durchführt. Es ist auch wichtig, jeden einzelnen Mitarbeiter beim Zoll anzumelden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn erhalten. Darüber hinaus sind alle Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, unabhängig davon, ob sie in Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässig sind.

Die entsprechenden Regelungen finden sich in der EU-Durchführungsverordnung. Ein deutsches Unternehmen muss für die Anstellung von Arbeitnehmern aus anderen EU-Ländern eine Betriebsnummer beantragen, die bei der Agentur für Arbeit erforderlich ist. Die Beschäftigten haben auch die Möglichkeit, zu wählen, über welche Krankenkasse sie versichert sein möchten. Es ist wichtig, die erforderlichen Nachweise zu erbringen und alle Beiträge fristgerecht zu zahlen. Seit dem 1. Januar 2021 ist es erforderlich, dass jeder ausländische Arbeitnehmer in Deutschland bei ausländischen Arbeitgebern einen Bevollmächtigten hat, der die Entgeltunterlagen in deutscher Sprache führen und aufbewahren kann, falls es zu einer Betriebsprüfung kommt.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ausländische Subunternehmen einstellen

• Arbeiter des ausländischen Subunternehmens haben einen aufrechten Arbeitsvertrag und dürfen in Deutschland tätig sein.
• Sie sind entsprechend versichert und haben eine Bestätigung der Versicherung (A1-Bescheinigung).
• Arbeiter von ausländischen Subunternehmen sind nach deutschem Mindestlohn zu bezahlen.

Wenn Sie ausländische Subunternehmen beschäftigen, beantragen Sie als Arbeitgeber die A1-Bescheinigung. Meist erfolgt diese Beantragung mittlerweile online. Wichtig ist hier, wo der Antrag gestellt wird und das ist abhängig davon, wie Ihre Arbeitnehmer krankenversichert sind.

Sind die Arbeitnehmer pflicht-, freiwillig oder familienversichert, stellen Sie den Antrag bei der Krankenkasse. Auch wenn eine private Zusatzversicherung existiert, ist hier die Krankenkasse die richtige Anlaufstelle.

Sind die Mitarbeiter privat krankenversichert oder nicht berufsständisch versorgt, erstellen Sie den Antrag beim Rentenversicherungsträger. Ansonsten wird der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) gestellt.

Mindestlohn und Dokumentationspflichten

Seit Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) gelten für alle in Deutschland tätigen Arbeitnehmer die deutschen Mindestlohnvorschriften – unabhängig vom Herkunftsland des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers. Als Auftraggeber haften Sie nach § 13 MiLoG wie ein Bürge dafür, dass Ihr Subunternehmer seinen Arbeitnehmern den gesetzlichen Mindestlohn zahlt.

Folgende Dokumentationspflichten sind zu beachten:

• Arbeitszeitnachweise für alle eingesetzten Mitarbeiter (Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit)
• Aufbewahrung der Unterlagen für mindestens zwei Jahre
• Bereitstellung der Unterlagen bei Kontrollen durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit)
• Bevollmächtigter in Deutschland für die Lohnunterlagenaufbewahrung (seit 2021 Pflicht)

Mehr zu den Nachweispflichten im Detail: Als Subunternehmer in der EU unterwegs – erforderliche Nachweise.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Ein häufig unterschätztes Risiko beim Einsatz osteuropäischer Subunternehmer ist die Scheinselbstständigkeit. Wenn Mitarbeiter eines Subunternehmers faktisch in den Betrieb des Auftraggebers eingegliedert sind – feste Arbeitszeiten, Weisungsbefugnis des Auftraggebers, ausschließliche Tätigkeit für einen Auftraggeber – kann dies als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung gewertet werden. Die Folgen sind Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und empfindliche Bußgelder.

Wir möchten gerne an Ihrer Seite stehen

Global Business Recruiting ist seit mehr als 25 Jahren als Personaldienstleister tätig und spezialisiert auf die Vermittlung von Arbeitskräften für Unternehmen in Deutschland. Unser Fokus liegt dabei auf der Bereitstellung von Fachkräften aus Osteuropa, EU-Ländern und Drittstaaten für verschiedene Branchen wie Handwerk, Bauwesen, Industrie, Elektrotechnik, Ingenieurwesen, Industriemontage, Maschinenvertagung, Medizin, Automobilindustrie, Metall- und Stahlbau sowie Produktion und Logistik.

Zu unseren Kernkompetenzen zählen insbesondere Schweißen, die Herstellung von Metallkonstruktionen, Montagearbeiten sowie der Bau und die Wartung industrieller Anlagen. Darüber hinaus vermitteln wir auch zuverlässige Produktionshelfer, Fließbandarbeiter, Kontrolleure und andere Fachkräfte.

Unsere Subunternehmer und Leiharbeiter aus dem Ausland sind in verschiedenen Bereichen tätig, darunter die Serien- und Einzelfertigung von Metallkonstruktionen und Teilen für den Maschinen-, Straßen-, Schiffsbau sowie für den Einsatz in Eisenbahnen und im Bauwesen.

Häufige Fragen zum Einsatz osteuropäischer Subunternehmer in Deutschland